Digitale facturen

Er is al veel over te lezen geweest op mijn Twitter deed de afgelopen weken. Dit project richtte zich op het digitaal afhandelen voor de ‘nieuw’ ontstane ‘Regio West Brabant‘ welke sinds kort op het Trivium in Etten-Leur gevestigd is.

Vanuit de gemeente Etten-leur wordt o.a. de ICT gefaciliteerd. Een onderdeel daarvan is het digitaal afhandelen van facturen. De oplossing die gekozen is een combinatie van Verseon, Kofax en Decade.

Door de grote tijdsdruk is gekozen voor een simpele oplossing welke in de loop van de tijd uitgebreid kan worden. De financiële administratie ontvangt de factuur, scant deze in en verifieert deze nadat een groot deel van de factuur al is herkend. In ieder geval herkent de software de leveranciergegevens (NAW, bankrekeningnummer), factuurdatum, factuurnummer, factuurbedrag en de BTW bedragen.

Daarna gaat de factuur door naar Verseon waarin de factuur onderverdeeld kan worden in meerdere boekingsregels die op verschillende grootboekrekening/kostenplaats combinaties geboekt kunnen worden.

De budgethouder geeft op elke regel apart akkoord, waarna deze nogmaals door de financiële administratie wordt gecontroleerd en bepaald wordt of er verdere afhandeling noodzakelijk is, of dat deze doorgestuurd mag worden naar het financieel pakket.

Uiteindelijk wordt de factuur verwerkt in Decade en betaalbaar gesteld. Uiteraard is het doel van deze oplossing het snel afhandelen van facturen, waarbij het papier zoveel mogelijk verdwijnt.

Het was al met al een uitdagend project, welke binnen een zeer korte tijd gerealiseerd is, wat zeker een compliment is voor alle betrokkenen bij dit project.