Er is al veel over te lezen geweest op mijn Twitter deed de afgelopen weken. Dit project richtte zich op het digitaal afhandelen voor de ‘nieuw’ ontstane ‘Regio West Brabant‘ welke sinds kort op het Trivium in Etten-Leur gevestigd is.

Vanuit de gemeente Etten-leur wordt o.a. de ICT gefaciliteerd. Een onderdeel daarvan is het digitaal afhandelen van facturen. De oplossing die gekozen is een combinatie van Verseon, Kofax en Decade.

Door de grote tijdsdruk is gekozen voor een simpele oplossing welke in de loop van de tijd uitgebreid kan worden. De financiële administratie ontvangt de factuur, scant deze in en verifieert deze nadat een groot deel van de factuur al is herkend. In ieder geval herkent de software de leveranciergegevens (NAW, bankrekeningnummer), factuurdatum, factuurnummer, factuurbedrag en de BTW bedragen.

Daarna gaat de factuur door naar Verseon waarin de factuur onderverdeeld kan worden in meerdere boekingsregels die op verschillende grootboekrekening/kostenplaats combinaties geboekt kunnen worden.

De budgethouder geeft op elke regel apart akkoord, waarna deze nogmaals door de financiële administratie wordt gecontroleerd en bepaald wordt of er verdere afhandeling noodzakelijk is, of dat deze doorgestuurd mag worden naar het financieel pakket.

Uiteindelijk wordt de factuur verwerkt in Decade en betaalbaar gesteld. Uiteraard is het doel van deze oplossing het snel afhandelen van facturen, waarbij het papier zoveel mogelijk verdwijnt.

Het was al met al een uitdagend project, welke binnen een zeer korte tijd gerealiseerd is, wat zeker een compliment is voor alle betrokkenen bij dit project.

In ieder geval lopen de projecten waarvoor ik in Roosendaal zit best goed, als alle tests de komende week goed uitpakken, kunnen we begin november de nieuwe PC’s in gebruik nemen bij Sociale Zaken. Hierdoor zou een hoop frustratie opgelost worden bij zowel gebruikers als applicatiebeheerders en systeembeheerders. Benieuwd zijn we wel hoe de diverse applicaties zich staande gaan houden onder het nieuwe Windows 7. De module Documentuitvoer draait inmiddels ook bijna volledig, nu moet eigenlijk nog een soort van stresstest worden uitgevoerd met meerdere die tegelijkertijd worden gegenereerd om de echte belasting te kunnen meten.

Daarnaast is inmiddels de kick-off gegeven voor het implementeren van GWS4ALL 12, welke sinds 30 september ‘officieel’ vrijgegeven is door Centric. Veel is nog onbekend voor dit traject en aan nog enkele randvoorwaarden moet worden voldaan, maar feit is wel dat we inmiddels kunnen starten met het maken van een plan van aanpak.

Nog mooier zou natuurlijk zijn dat deze kennisdeling niet alleen plaatsvindt tijdens deze overleggen, maar wellicht ook buiten deze overleggen een soort van platform is waar de applicatiebeheerders met elkaar kunnen spreken over de diverse problemen en wensen die ons bezighouden. Ik heb al op meerdere overleggen mede-applicatiebeheerders gehoord die hier behoefte aan hebben. Wellicht is het nu een mooi moment om hiermee een start te maken, op bijvoorbeeld Pleio.

De mogelijkheden zullen we eens uitzoeken en bekijken waar behoefte aan is..

Dit heeft natuurlijk meerdere voordelen, zo kunnen medewerkers intergemeentelijk ingezet worden als er tijdelijk minder werk is bij de ene gemeente, maar een nog groter voordeel is de kennisdeling die tot stand komt hierdoor. Iedere gemeente heeft een eigen werkwijze en ideeën, de een beter dan de ander, maar juist daardoor kun je veel van elkaar leren.

Zo start ik binnenkort bij de gemeente Roosendaal voor twee dagen in de week als Applicatiebeheerder GWS, om enkele urgente projecten (bv module documentuitvoer) door te voeren. Voor mij een erg leuke uitdaging, ik krijg de kans om bij een andere gemeente te kijken in de keuken. En ook een voordeel voor de eigen gemeente; alvast ervaring opdoen met het implementeren van de module Documentuitvoer !

Na met succes 2 gesprekken gevoerd te hebben in de maand oktober en het derde, arbeidsvoorwaarden, gesprek gevoerd te hebben kon ik de 23e al starten. Tot hiervoor kende men de term applicatiebeheer nog niet ‘officieel’ binnen de organisatie, met de komst van mij en begin volgend jaar een ander, word applicatiebeheer uitgerold binnen de organisatie. Momenteel ben ik vooral bezig met het inlezen in de organisatie en het meekijken met de al aanwezige applicatiebeheerder Bart. De twee functies die door mij en de ander worden vervuld zullen zich gaan richten op of Document Management Systeem (Sharepoint) of GWS4ALL i.c.m. GovUnited. Dat word pas volgend jaar bekend. Vooralsnog word ik ingewerkt in de applicatie van Bart (Key2BurgerZaken) om hem te kunnen waarnemen.

De eerste week werd overigens erg leuk afgesloten met een teambuildingsmiddag. We zijn naar de Heen geweest om daar bij Akkermans Leisure & Golf Oud Hollandsche Spelen te doen. Onder andere moesten we sjoelen, ringwerpen, muntwerpen en uiteraard mega Jenga!